Managementassistent(e) algemeen directeur/provinciesecretaris

Wat ga je doen?
De huidige managementassistente van de algemeen directeur/provinciesecretaris gaat met pensioen. Daarom zijn wij op zoek naar een nieuwe managementassistent(e) voor de algemeen directeur. In deze rol ben jij de steun en toeverlaat van de algemeen directeur/provinciesecretaris en speel je een cruciale rol binnen de organisatie. Op vrijdagen en tijdens ziekte of verlof fungeer je bovendien als achtervang voor de managementassistent(e) van de andere directieleden. Samen met het directiesecretariaat zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. In de functie van managementassistente ben je verder verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden.

• Je beheert de agenda van de algemeen directeur en zorgt ervoor dat deze altijd compleet en actueel is in Notubox. Dagelijks scan je de e-mail op afspraken en vergaderstukken en verwerk je deze zorgvuldig. Daarnaast denk je vooruit en regel je de logistiek, zoals vervoer en lunch.
• Voor interprovinciale overleggen (IPO) en andere bijeenkomsten verzamel je annotaties uit de organisatie en stel je een geannoteerde agenda op. Hierbij houd je rekening met de rol en positie van de algemeen directeur.
• Bij ziekte of verlof van collega’s neem je hun taken over binnen het GS-proces en controleer je wekelijks of de stukken voor GS goed leesbaar zijn voor de gedeputeerden.
• Ook zorg je ervoor dat de provinciesecretaris tijdig alle annotaties ontvangt voor de GS-vergadering en dat de terugkoppeling van deze vergaderingen aan de medewerkers wordt verzorgd.
• Daarnaast houd je SharePoint van het CMT up-to-date en stel je agenda’s op voor managementoverleggen. Je doet dit in afstemming met de directiesecretaris. Daar waar nodig ondersteun je tijdens CMT & MZZ (medezeggenschap) overleggen door besluiten en actiepunten vast te leggen.

Wie zijn wij?
Het directiesecretariaat is een dynamische en energieke werkomgeving waar geen dag hetzelfde is. Hier worden constant veel ballen in de lucht gehouden, en snel schakelen is de norm. Je werkt nauw samen met drie collega’s binnen het secretariaat, de directie en het afdelingshoofd Bestuurszaken.

Binnen het team staat samenwerking centraal. Er wordt actief geïnvesteerd in onderlinge relaties, en de kracht van het team ligt in wederzijds respect, gunnen, en open communicatie. Er wordt mét elkaar gesproken, niet over elkaar. Wanneer de druk hoog is, springt iedereen flexibel bij om elkaar te ondersteunen. Daarnaast werk je samen met de collega’s die verantwoordelijk zijn voor de agenda van het college, zodat alles op rolletjes loopt.

Wat bieden wij jou?
Provincie Gelderland is een aantrekkelijke werkgever met uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden. Voor de functie van managementassistente algemeen directeur/provinciesecretaris verdien je op basis van een 36-urige werkweek minimaal €2.970,- en maximaal €4.170,- (salarisschaal 8) afhankelijk van opleiding en werkervaring. Je beschikt over 4 weken vakantieverlof en hebt de mogelijkheid om extra verlof op te bouwen. Daarnaast heb je een persoonlijk budget duurzame inzetbaarheid (PBDI) van € 6.000, een gezondheidsbudget van € 300,- en een Individueel Keuze Budget (IKB) van (22%) van het jaarsalaris. In het IKB is onder andere het vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%) opgenomen. Je bepaalt zelf of je een deel laat uitbetalen of dat je verlof koopt. Zo kan je maandelijks actief keuzes maken die passen bij je individuele behoeften.

De functie is voor de duur van één jaar met zicht op een langdurig dienstverband.

Wie zoeken wij?
In de rol van managementassistente van de algemeen directeur/provinciesecretaris is het essentieel dat je optreedt als een volwaardig professional. Je voelt feilloos aan wat er speelt binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en handelt hier tactvol naar. Je begrijpt de verhoudingen binnen de organisatie en weet hoe je vertrouwelijke informatie met uiterste integriteit behandelt.

Jij bent iemand die overzicht bewaart en structuur aanbrengt, ook in een dynamische omgeving waarin snel schakelen nodig is. Je bent proactief, anticipeert op wat komen gaat en stelt de juiste prioriteiten. Flexibiliteit is voor jou vanzelfsprekend, en je weet altijd meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden zonder het oog voor detail te verliezen.

Met jouw sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, weet je jouw boodschap helder over te brengen en pas je moeiteloos je communicatiestijl aan op de doelgroep. Je kunt je goed inleven in de rol en positie van de algemeen directeur, de directie en de concernmanager, waardoor je altijd de juiste ondersteuning biedt. Daarnaast ben je digitaal zeer vaardig en maak je je snel nieuwe systemen eigen. Je werkt vlot en accuraat met diverse digitale tools, wat je helpt om efficiënt en effectief te opereren. Verder herken je jezelf in onderstaande kwaliteiten:

• Minimaal MBO+ werk- en denkniveau.
• Minimaal vijf jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie.
• Beschikbaarheid op vrijdagen.

Waar kom je te werken? 
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1.500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol. 

Hoe solliciteer je?
Ben jij enthousiast na het lezen van deze vacature? Reageer dan voor 1 maart via de sollicitatiebutton. De sollicitatiegesprekken staan gepland op maandagmiddag 17 maart voor de eerste ronde en op donderdagmiddag 20 maart voor de tweede ronde.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. 

Heb je nog vragen?
Neem voor meer informatie over deze vacature contact op met Marleen van Dalen (teammanager), via 026-3598006 of via m.van.dalen@gelderland.nl.

Vragen over je sollicitatie of over het werken bij de provincie Gelderland? Neem dan contact op met Fatana Davoodi (Recruiter), via 06 52801068 of f.davoodi@gelderland.nl.

We horen graag van je!

Inclusiviteit en diversiteit vinden we heel belangrijk. We staan voor een inclusieve organisatie, waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of afstand tot de arbeidsmarkt. Daarom nodigen we iedereen uit om te solliciteren die zich herkent in het bovenstaande vacatureprofiel.

Meer weten over werken bij provincie Gelderland? Bekijk dan onze website:  https://www.gelderland.nl/themas/organisatie/werken-bij-de-provincie.