Subsidies rapporteren en vaststellen

Moet u een tussenrapportage of een aanvraag voor het vaststellen van de subsidie indienen? Doe dit dan op tijd via het Subsidieportaal. In het besluit subsidieverlening staat welke informatie we binnen welke termijn verwachten. Voor de meeste subsidies ontvangt u een herinnering vanuit het Subsidieportaal. Komt u deze verplichting niet na, dan kan dit leiden tot een verlaging van de subsidie. Op deze pagina staat in welke situaties we subsidies verlagen. 

In de brief met het besluit subsidieverlening staat of we tussentijds informatie van u verwachten. Wat u precies moet aanleveren, verschilt per subsidie. De vorm is meestal vormvrij. Voor een tussenrapportage kunt u het model-format hieronder gebruiken.  

• Model tussenrapportage 

Jaarlijkse uitgavenplanning en model tussentijdse prestatieverklaring 

Staat in het subsidiebesluit dat u elk jaar een actuele uitgavenplanning of tussentijdse prestatieverklaring moet aanleveren? Doe dit dan elk jaar altijd uiterlijk 30 november via het Subsidieportaal.  

Dit is meestal verplicht als een project langer dan een 1 jaar duurt én: 

• de subsidie € 2,5 miljoen of meer is, of; 
• het project ook wordt gefinancierd met geld van de Rijksoverheid uit een Specifieke Uitkering (SPUK-geld). 

Jaarlijkse uitgavenplanning 

Bij een jaarlijkse uitgavenplanning geeft u voor uw project voor elk kalenderjaar aan welke uitgaven zijn gedaan of welke uitgaven u verwacht. Het gaat hierbij om de totale begrote subsidiabele projectkosten, dus niet uitsluitend om de besteding van het subsidiebedrag. 

Tussentijdse prestatieverklaring 

Moet u een tussentijdse prestatieverklaring met uitgavenplanning aanleveren? De informatie die we van u verwachten in de tussentijdse prestatieverklaring vindt u in onderstaand model. Gebruik dit model om uw gegevens aan te leveren via het Subsidieportaal.  

• Model tussentijdse prestatieverklaring met uitgavenplanning. 

Als een project is afgelopen moet u in de meeste gevallen een aanvraag indienen voor het vaststellen van de subsidie. Doe dit binnen 13 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn afgerond.  

In het besluit subsidieverlening staat precies welke informatie u moet aanleveren.  Op basis daarvan gaan wij na welke resultaten er zijn behaald. Daarna stellen we de subsidie vast op een bepaald bedrag. Als niet alle activiteiten zijn uitgevoerd, kan dit bedrag lager uitvallen.  

 U kunt een model-format gebruiken om uw subsidie te verantwoorden. Bij gebruik van dit model kunt u ervan uitgaan dat u op hoofdlijnen de juiste informatie aanlevert. Hoe u de informatie via het Subsidieportaal verstuurt, leest u in het besluit subsidieverlening. 

• Model verantwoording projectsubsidie 

Is er een controleverklaring van een accountant nodig voor de vaststelling van uw subsidie? Lees dan de informatie hieronder verder op deze pagina.  

In het besluit subsidieverlening staat of u voor het vaststellen van uw subsidie een controleverklaring van de accountant moet indienen. De eisen die voor deze verklaring gelden, leest u in het Controleprotocol 2026 voor projectsubsidies. Als subsidieontvanger bent u verplicht het controleprotocol te delen met uw accountant.   

Voor een controleverklaring geldt altijd dat: 

• een registeraccountant (RA) of een accountant-administratieconsulent (AA) de verklaring opstelt;  
• in de controleverklaring en het verslag staat hoe er rekening is gehouden met de subsidievoorwaarden en regelgeving die van toepassing is; 
• in de controleverklaring staat dat het provinciale controleprotocol is gevolgd; 
• de accountant voor de controleverklaring gebruik maakt van de actuele NBA voorbeeldtekst in de Handleiding Regelgeving Accountancy sectie II of hoofdstuk 10.3 ‘Controleverklaring bij een subsidiedeclaratie in de publieke sector’. 

Heeft u voor 1 mei 2026 een besluit over uw subsidie ontvangen? Dan mag u zowel het nieuwe Controleprotocol 2026 als het oude protocol gebruiken.  

Controleverklaring boekjaarsubsidies 

Voor boekjaarsubsidies geldt voor de accountant een ander protocol.  Als dit voor uw subsidie geldt, staat dat in het besluit subsidieverlening vermeld. 

Controleverklaring bij samenwerkingsprojecten  

Heeft u een project waarin meerdere partijen samenwerken? Een controleverklaring van de accountant is dan nodig als de totale subsidie hoger is dan € 125.000. Dit geldt ook als de subsidie voor individuele partijen lager is dan € 125.000. Het totale bedrag aan subsidie is bepalend. Er zijn voor samenwerkende partijen 2 mogelijkheden om een accountantsverklaring aan te leveren: 

1. Een verklaring voor het totale project (1 accountant doet de controle bij alle partijen) of; 
2. Elke deelnemer laat een verklaring opstellen. De penvoerder maakt hiervan een geconsolideerd overzicht.  

Staat er in het besluit subsidieverlening dat u een financiële verklaring met uw verantwoording moet meesturen? Dan kunt u daar dit model Financiële verklaring voor gebruiken. Gebruik deze verklaring alleen als dit bij de verplichtingen in het besluit vermeld staat.  

We vinden het belangrijk dat onze subsidies goed worden besteed. Bij de meeste subsidies vragen we wij om een verantwoording van de subsidie. Daarnaast doen we soms aanvullende controles. Dit is op basis van een steekproef of als daar aanleiding voor is. We controleren dan, aanvullend op de verantwoording die is aangeleverd, of een project of activiteit is uitgevoerd zoals afgesproken. We vragen u dan om extra informatie. Ook kan bezoek op locatie onderdeel zijn van de aanvullende controle.  

Bewaar uw administratie 

Het is altijd belangrijk dat u de administratie over uw subsidie bewaart. Denk aan bewijsstukken zoals rapportages, uitnodigingen, mediaberichten, foto’s, facturen en betaalbewijzen. In het besluit over uw subsidie staat welke bewaartermijn voor de administratie over uw subsidie geldt.  

Welke informatie nodig is om de besteding van een subsidie te verantwoorden, hangt meestal af van de hoogte van een subsidie. Er zijn 3 uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen.  

• Arrangement 1: subsidies tot en met € 25.000 

Bij subsidies tot en met € 25.000 ontvangt u de subsidie meestal meteen én stellen we deze na de uitvoeringsperiode automatisch vast. U hoeft dan verder geen informatie aan te leveren. Wel kan deze subsidie in een controle vallen op basis van een steekproef. In dat geval kunnen we toch vragen om aanvullende informatie.  

• Arrangement 2: Subsidies tussen de € 25.000,- en € 125.000,- 

Bij deze subsidies vragen wij om een inhoudelijk verslag waaruit blijkt dat de activiteiten zijn uitgevoerd en dat u aan de voorwaarden heeft voldaanvoldeed. Het inhoudelijk verslag is vorm vrij en mag ook een verslag zijn dat u al voor andere zaken heeft gebruiktgebruikte. Het moet voldoende informatie bevatten zodat wij vast kunnen stellen dat de activiteiten zijn uitgevoerd.  

• Arrangement 3: Subsidies vanaf € 125.000 

Bij deze subsidies is meestal een controleverklaring van een accountant nodig. Deze controleverklaring moet aan verschillende eisen voldoen. Daarover leest u meer verder op deze pagina.