Subsidies rapporteren en vaststellen

Als u subsidie van ons ontvangt, brengt dit ook verplichtingen met zich mee. Is uw project klaar of zijn de activiteiten afgerond? Dan moet u vaak een aanvraag tot het vaststellen van de subsidie indienen. Zo kunnen wij de subsidie definitief vaststellen.
Laatst gewijzigd op: 6-juni-2024

Verleningsbesluit

De verplichtingen die bij een subsidie horen, staan in het verleningsbesluit. Soms vragen we u een rapportage over de voortgang van een project of aan het eind. Hoe vaak we dit verwachten, leest u in het verleningsbesluit. De vorm voor een rapportage is vrij. Er zijn wel model-formats beschikbaar. Deze formats voor een tussenrapportage of eindrapportage kunt u als voorbeeld gebruiken.

Dien uw rapportage(s) op tijd in

Staat er in het verleningsbesluit van uw subsidie dat u een rapportage moet indienen? Doe dit dan binnen de termijn die daarvoor staat. Voor de meeste subsidies ontvangt u hiervoor een herinnering via e-mail met een verwijzing naar het Subsidieportaal. Daar staat dan een bericht voor u klaar. Het is in uw belang om op tijd op deze berichten te reageren. U dient de rapportages in via het Subsidieportaal. Komt u deze verplichting niet na, dan kan dit leiden tot een verlaging van uw subsidie.  Op deze pagina vindt u daar meer informatie over. Ook staat er op deze pagina een overzicht van de percentages waarmee een subsidie verlaagd kan worden.

Verantwoording

De hoogte van een subsidie bepaalt in de meeste gevallen welke informatie er nodig is om uw subsidie te verantwoorden. Het overzicht hieronder is een richtlijn en geldt niet altijd. Per subsidie zijn verschillen mogelijk. In het besluit op uw subsidie staat wat wij van u verwachten.

Richtlijn verantwoording

Hoogte subsidieInhoudelijke verantwoordingFinanciële verantwoording
Subsidies tot en met €25.000Alleen steekproefsgewijsAlleen steekproefsgewijs
Subsidies tussen €25.000 tot €125.000In alle gevallenAlleen steekproefsgewijs
Subsidies vanaf €125.000In alle gevallenIn alle gevallen
Hoogte subsidie
Inhoudelijke verantwoording
Financiële verantwoording
Subsidies tot en met €25.000
Alleen steekproefsgewijs
Alleen steekproefsgewijs
Subsidies tussen €25.000 tot €125.000
In alle gevallen
Alleen steekproefsgewijs
Subsidies vanaf €125.000
In alle gevallen
In alle gevallen

Aanvraag tot vaststellen

Staat er in het verleningsbesluit dat u een aanvraag moet indienen om uw subsidie vast te stellen? Dan verwachten we deze aanvraag uiterlijk binnen 3 maanden nadat uw project is afgerond. Met de aanvraag stuurt u een inhoudelijk verslag mee en zo nodig ook een financieel verslag. U dient de aanvraag in via het Subsidieportaal.

Wij beoordelen de aanvraag. Daarna stellen we de subsidie vast op een bepaald bedrag. Bij de beoordeling telt welke afspraken zijn gemaakt en welke resultaten er zijn behaald. Bij subsidies onder de € 25.000 verlenen we de subsidie meestal meteen én stellen we deze direct vast. U hoeft dan verder geen actie meer te ondernemen.

Financiële verklaring

In het verleningsbesluit van uw subsidie staat of u een financiële verklaring met uw verantwoording moet meesturen. U kunt daar dit model Financiële verklaring (PDF 132 kB) voor gebruiken. 

Accountantsverklaring 

Een verklaring van de accountant is alleen nodig als het subsidiebedrag hoger is dan € 125.000. 

Voor projecten waarin meerdere partijen samenwerken is een verklaring van de accountant nodig als de totale subsidie hoger is dan € 125.000. Dit geldt ook als de subsidie voor de individuele partijen lager is dan € 125.000. Het totale bedrag aan subsidie is bepalend. Er zijn voor samenwerkende partijen 2 mogelijkheden om een accountantsverklaring aan te leveren:

  1. Een verklaring voor het totale project (1 accountant doet de controle bij alle partijen) of;
  2. Elke deelnemer laat een verklaring opstellen. De penvoerder maakt hiervan een geconsolideerd overzicht. 

De eisen die we stellen aan de verklaring van de accountant vindt u in deze protocollen voor:

Subsidieportaal

Als u een rapportage moet indienen of een aanvraag om uw subsidie vast te stellen, doet u dat  via het Subsidieportaal. Volg daarvoor deze stappen:

  • Log in op het Subsidieportaal. Onder ‘Mijn subsidies’ vindt u een overzicht van uw subsidieaanvragen.
  • Klik op de naam van een subsidie om de details van uw subsidie te zien. Onderaan kunt u dan de actie ‘vaststellen’ of ‘rapporteren’ kiezen.’ U komt daarna in een formulier waarin u bijlagen kunt uploaden.
  • Als u na het indienen onder ‘Mijn subsidies’ de naam van uw subsidie aanklikt, vindt u onder ‘historie’ documenten die bij uw subsidie horen.

Meer informatie

Uw subsidie stap voor stap

In de video hiernaast ziet u hoe u subsidie aanvraagt en wat er daarna gebeurt.

Heeft u vragen?

Stel uw vraag via het vragenformulier. Of bel ons op nummer: 026 359 9999.