Als u subsidie van ons ontvangt, brengt dit ook verplichtingen met zich mee. Zijn alle activiteiten afgerond? Dan moet u meestal een aanvraag indienen om de subsidie te laten vaststellen. Daarna kunnen wij het subsidiebedrag definitief bepalen.
Laatst gewijzigd op: 4-mei-2026
Welke informatie is nodig?
We willen graag weten hoe u de subsidie besteed. In het besluit over uw subsidie leest u in de bijlage onder ‘Verplichtingen’ welke informatie we daarvoor van uw verwachten. De vorm waarin u de informatie aanlevert, is vrij. Wel kunt u zo nodig de model-formats hieronder gebruiken. Daarmee kunt u ervan uitgaan dat u op hoofdlijnen de juiste inhoud aanlevert. Hoe u de informatie via het Subsidieportaal verstuurt, leest u ook in het besluit subsidieverlening.
Staat er in het besluit subsidieverlening dat u een financiële verklaring met uw verantwoording moet meesturen? Dan kunt u daar dit model Financiële verklaring (PDF 132 kB) voor gebruiken. Gebruik deze verklaring alleen als dit bij de verplichtingen in het besluit vermeld staat.
Voorkom verlaging: lever op tijd informatie aan
Tussenrapportage
Moet u een tussenrapportage of een aanvraag voor het vaststellen van de subsidie indienen? Doe dit dan op tijd via het Subsidieportaal. In het besluit subsidieverlening staat wanneer we informatie van u verwachten. Voor de meeste subsidies ontvangt u een herinnering vanuit het Subsidieportaal. Komt u deze verplichting niet na, dan kan dit leiden tot een verlaging van de subsidie. Op deze pagina vindt u daar meer informatie over.
Aanvraag voor vaststellen subsidie binnen 3 maanden indienen
Een aanvraag voor het vaststellen van de subsidie moet u uiterlijk binnen 3 maanden indienen nadat een project is afgerond. Op basis van uw informatie gaan wij na welke resultaten er zijn behaald. Daarna stellen we de subsidie vast op een bepaald bedrag. Als niet alle activiteiten zijn uitgevoerd, kunnen we de subsidie op een lager bedrag vaststellen.
Eisen aan controleverklaring van accountant
In het besluit subsidieverlening staat of u een controleverklaring van de accountant moet indienen. De eisen die voor deze verklaring gelden, leest u in het Controleprotocol 2026 voor projectsubsidies. Als subsidieontvanger bent u verplicht het controleprotocol te delen met uw accountant.
Voor een controleverklaring geldt altijd dat:
een registeraccountant (RA) of een accountant-administratieconsulent (AA) de verklaring opstelt;
in de controleverklaring en het verslag staat hoe er rekening is gehouden met de subsidievoorwaarden en regelgeving die van toepassing is;
in de controleverklaring staat dat het provinciale controleprotocol is gevolgd;
de accountant voor de controleverklaring gebruik maakt van de de actuele NBA voorbeeldtekst in de Handleiding Regelgeving Accountancy sectie II of hoofdstuk 10.3 ‘Controleverklaring bij een subsidiedeclaratie in de publieke sector’.
Heeft u voor 1 mei 2026 een besluit over uw subsidie ontvangen? Dan mag u zowel het nieuwe Controleprotocol 2026 als het oude procotol gebruiken
Voor boekjaarsubsidies geldt voor de accountant een ander protocol. Als dit voor uw subsidie geldt, staat dat in het besluit subsidieverlening vermeld.
Controleverklaring bij samenwerkingsprojecten
Heeft u een project waarin meerdere partijen samenwerken? Een controleverklaring van de accountant is dan nodig als de totale subsidie hoger is dan € 125.000. Dit geldt ook als de subsidie voor individuele partijen lager is dan € 125.000. Het totale bedrag aan subsidie is bepalend. Er zijn voor samenwerkende partijen 2 mogelijkheden om een accountantsverklaring aan te leveren:
Een verklaring voor het totale project (1 accountant doet de controle bij alle partijen) of;
Elke deelnemer laat een verklaring opstellen. De penvoerder maakt hiervan een geconsolideerd overzicht.
De hoogte van de subsidie bepaalt welke informatie nodig is
Welke informatie nodig is om de besteding van een subsidie te verantwoorden, hangt meestal af van de hoogte van een subsidie. Er zijn 3 uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen.
Arrangement 1: subsidies tot en met € 25.000
Bij subsidies tot en met € 25.000 ontvangt u de subsidie meestal meteen én stellen we deze na de uitvoeringsperiode automatisch vast. U hoeft dan verder geen informatie aan te leveren. Wel kan deze subsidie in een controle vallen op basis van een steekproef. In dat geval kunnen we toch vragen om aanvullende informatie.
Arrangement 2: Subsidies tussen de € 25.000 en € 125.000
Bij deze subsidies vragen wij om een inhoudelijk verslag waaruit blijkt dat de activiteiten zijn uitgevoerd en dat u aan de voorwaarden heeft voldaan. Het inhoudelijk verslag is vorm vrij en mag ook een verslag zijn dat u al voor andere zaken heeft gebruikt. Het moet voldoende informatie bevatten zodat wij vast kunnen stellen dat de activiteiten zijn uitgevoerd.
Arrangement 3: Subsidies vanaf € 125.000
Bij deze subsidies is meestal een controleverklaring van een accountant nodig. Deze controleverklaring moet aan verschillende eisen voldoen. Daarover leest u meer verder op deze pagina.
